Hệ thống xếp hàng tự động là một giải pháp tiện lợi và hiệu quả cho các doanh nghiệp trong việc quản lý và tổ chức các hoạt động giao dịch với khách hàng. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động một cách hiệu quả, hệ thống cần được giám sát và đánh giá thường xuyên. Đó cũng chính là lý do tại sao hệ thống báo cáo xếp hàng của Miraway được ra đời.
Xem video để hiểu rõ hơn về cách hoạt động của hệ thống báo cáo xếp hàng Miraway.
Hệ thống báo cáo xếp hàng là gì?
Hệ thống báo cáo xếp hàng là một trong những tính năng quan trọng của hệ thống xếp hàng tự động được thiết kế để tự động quản lý và báo cáo về việc xếp hàng đồng thời tập hợp những thông tin cho các giám sát viên về các hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động. Việc sử dụng hệ thống báo cáo và áp dụng nó vào phân tích tình hình hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động là một trong những bí quyết quản lý thành công mà Miraway áp dụng.
Lợi ích của báo cáo xếp hàng.
Phân hệ giám sát đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ giám sát viên với nhiều tính năng hữu ích. Nó cho phép giám sát viên theo dõi và đánh giá tình trạng giao dịch và hoạt động của các thiết bị trong hệ thống một cách dễ dàng. Bằng cách sử dụng bộ lọc được cung cấp trong hệ thống, giám sát viên có thể lựa chọn các điểm giao dịch cần được giám sát.
Sau khi lựa chọn điểm giao dịch, hệ thống sẽ đưa ra các số liệu giám sát tổng quan của từng điểm giao dịch bao gồm tổng số vé đã phát hành trong ngày, số lượng lịch hẹn online, số lượng vé lấy theo các kênh từ online đến trực tiếp, vé đang chờ, đang phục vụ và đã hoàn thành.
Ngoài ra, hệ thống cung cấp nhóm thông tin về chất lượng giao dịch đã diễn ra trong ngày như số lượng phản hồi tốt, khá, trung bình, kém và rất kém. Số lượng giao dịch đạt chuẩn về thời gian chờ, thời gian phục vụ và tỷ trọng của các giao dịch
Từ những thông tin tổng quan này, giám sát viên có thể nhận biết được điểm giao dịch nào đang hoạt động ổn định và điểm giao dịch nào đang quá tải. Điều này giúp họ điều phối tài nguyên và nhân lực một cách phù hợp để đảm bảo hoạt động suôn sẻ và cung cấp dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống báo cáo xếp hàng còn cung cấp tính năng giám sát chi tiết của từng một điểm giao dịch.
Đầu tiên, giám sát viên sẽ xem thông tin chung của điểm giao dịch như số quầy đang hoạt động, số quầy chưa hoạt động, số lượng vé đã phát hành, và số lượng vé theo từng trạng thái.
Giám sát viên có thể xem số lượng tổng hợp về giao dịch và chỉ số về chất lượng giao dịch, bao gồm kết quả phản hồi, thời gian xử lý giao dịch trung bình, tổng thời gian giao dịch và nhiều thông tin khác. Giám sát viên có thể xem danh sách các giao dịch theo toàn bộ các trạng thái của vé như vé đang chờ, vé đang phục vụ, vé đã hoàn thành, vé đã huỷ.
Ngoài ra, giám sát viên có thể xem chi tiết một giao dịch với đầy đủ các thông tin được hệ thống ghi nhận như thông tin về nhóm khách hàng giao dịch, thông tin quầy nhân viên phục vụ, thời gian giao dịch kết quả giao dịch và phản hồi của khách hàng. Giám sát viên cũng sẽ nhận được các cảnh báo từ hệ thống cho vé chờ vượt chuẩn, vé phục vụ vượt chuẩn dưới dạng highlight màu sắc hoặc qua các kênh email và tin nhắn.
Cuối cùng, với dữ liệu thiết bị của một điểm giao dịch, giám sát viên có thể theo dõi được trạng thái hoạt động của quầy thời điểm kết nối và thời điểm hoạt động gần nhất. Giám sát viên cũng có thể theo dõi trạng thái của kiosk và các thiết bị khác như LCD, họ cũng sẽ nhận được báo cáo khi có sự cố xảy ra với các thiết bị. Tất cả các thông tin này giúp giám sát viên có thể giám sát và quản lý một điểm giao dịch hiệu quả hơn.
Các nhóm biểu mẫu báo cáo
Hệ thống của chúng tôi cung cấp nhiều biểu mẫu báo cáo hữu ích trong quá trình xếp số tự động, các mẫu báo cáo này được chia thành ba nhóm chính.
Nhóm báo cáo về đặt lịch bao gồm:
Báo cáo tổng quan về đặt hẹn
Báo cáo tổng hợp các thông tin đặt lịch
Báo cáo lịch sử đặt hẹn và báo cáo đặt hẹn theo khung giờ.
Nhờ những báo cáo này, cán bộ quản lý có thể dễ dàng theo dõi tình trạng đặt lịch tại điểm giao dịch.
Nhóm báo cáo về giao dịch bao gồm:
Các báo cáo tổng quan về giao dịch
Báo cáo hậu kiểm
Báo cáo chất lượng giao dịch theo cảm xúc
Báo cáo lịch sử giao dịch.
Cán bộ quản lý có thể xem các số liệu báo cáo thống kê theo nhiều chiều dữ liệu khác nhau, bao gồm theo điểm giao dịch, nhân viên phục vụ và thời gian giao dịch. Hệ thống còn cung cấp các báo cáo về thời gian phản hồi của khách hàng cho giao dịch.
Nhóm báo cáo hiệu năng hoạt động cung cấp các thông tin số liệu về hiệu năng hoạt động của kiosk, quầy và điểm giao dịch.
Báo cáo hiệu năng kiosk cung cấp đầy đủ thông tin hiển thị dưới bảng trực quan và bảng dữ liệu chi tiết.
Báo cáo hoạt động quầy cho phép theo dõi chi tiết hoạt động của tất cả các quầy theo thời gian kết nối và không kết nối ứng dụng với điểm giao dịch đã chọn theo bộ lọc.
Báo cáo hiệu năng điểm giao dịch cho phép theo dõi hiệu năng chung và hiệu năng theo giờ.
Những báo cáo trên giúp cán bộ quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về hoạt động của điểm giao dịch. Họ có thể dễ dàng theo dõi tình trạng đặt lịch và giao dịch, cũng như hiệu năng hoạt động của các thiết bị tại điểm giao dịch. Từ đó, họ có thể đưa ra các quyết định và cải thiện hoạt động của điểm giao dịch để tăng cường chất lượng dịch vụ và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
Hệ thống báo cáo xếp hàng của Miraway cung cấp các tính năng quan trọng cho giám sát viên để theo dõi và đánh giá tình trạng hoạt động của hệ thống xếp hàng tự động. Các tính năng này bao gồm tổng quan về giao dịch và hoạt động của hệ thống, giám sát chi tiết của một điểm giao dịch và các thông tin chi tiết về từng giao dịch. Điều này giúp giám sát viên có thể phát hiện và xử lý các sự cố kịp thời để đảm bảo hoạt động của hệ thống được ổn định và tốt nhất có thể.